Voigtmann GmbH: 21 Minuten per Video statt 141 Minuten vor Ort – Wie ein Videotermin den Bürgerservice effizienter, nachhaltiger und bürgernäher macht

Ein Termin beim Amt dauert in Deutschland im Durchschnitt 2 Stunden und 21 Minuten. Davon entfallen nur rund 36 Minuten auf das eigentliche Gespräch – der Rest sind An- und Abfahrt sowie Wartezeit. Dabei wünschen sich 63 Prozent der Bevölkerung längst, Verwaltungsanliegen digital erledigen zu können.

Die Voigtmann GmbH aus Nürnberg hat mit ihrer Plattform Mein Videotermin Suite gezeigt, dass es auch anders geht: In Projekten wie bei der Bundesagentur für Arbeit konnten Beratungsgespräche per Video auf durchschnittlich 21 Minuten verkürzt werden – eine Zeitersparnis von rund 40 Prozent pro Vorgang. Rechnet man die entfallenen Wege hinzu, reduziert sich der Gesamtaufwand aus Bürgersicht sogar um 85 Prozent.

Diese Zahlen stehen exemplarisch für den Wandel in der öffentlichen Verwaltung: Weg von Formularstapeln und Wartezimmern – hin zu modernen, souveränen Kommunikationswegen zwischen Bürgern und Staat.

Effizienz trifft Bürgernähe

Videoberatung verändert nicht nur die Dauer eines Termins, sondern auch dessen Qualität. Bürgerinnen und Bürger erhalten schneller Antworten, Mitarbeitende können Anfragen effizienter bearbeiten und die Verwaltung gewinnt Zeit für komplexe Fälle.

Die Mein Videotermin Suite verbindet dabei technologische Innovation mit echter Serviceorientierung. Die Nutzung erfolgt ohne Registrierung, Software-Download oder technisches Vorwissen – ein einfacher Klick auf den Link genügt. Damit ist die Lösung auch für Menschen mit geringer Digitalkompetenz leicht zugänglich – ein wichtiger Faktor für Akzeptanz und Teilhabe.

Für die Mitarbeitenden bietet die Plattform zusätzliche Entlastung: automatische Terminsteuerung, Echtzeit-Dokumentfreigabe und sichere Integration in Fachverfahren reduzieren Mehrfacheingaben und Medienbrüche.

Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit

Weniger Fahrten bedeuten weniger CO₂-Ausstoß und geringere Kosten – für alle Beteiligten. Jede digital abgewickelte Beratung spart laut Hochrechnungen mehrere Kilogramm CO₂ und senkt zugleich die infrastrukturellen Aufwände für Gebäude, Wartezonen oder Papierverbrauch.

Auch volkswirtschaftlich sind die Effekte erheblich: Wenn nur ein Teil der jährlich rund 250 Millionen Behördenkontakte in Deutschland digitalisiert würde, ergäben sich Einsparungen in Milliardenhöhe. Die Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass Videoberatung eine der effektivsten Maßnahmen ist, um die Produktivität im öffentlichen Sektor messbar zu steigern – und das ohne Einbußen bei Sicherheit oder Bürgernähe.

Datenschutz und digitale Souveränität

Sensible Daten erfordern vertrauenswürdige Technologie. Deshalb setzt die Mein Videotermin Suite konsequent auf europäische Standards: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, DSGVO-Konformität und vollständige Datenkontrolle sind integraler Bestandteil der Lösung.

Im Unterschied zu kommerziellen Konferenzsystemen, die primär für interne Meetings entwickelt wurden, ist die Plattform speziell für Bürgerkommunikation konzipiert. Sie erfüllt die Anforderungen an Barrierearmut, revisionssichere Protokollierung und Hosting auf behördlicher Infrastruktur oder in zertifizierten GovCloud-Umgebungen.

Damit steht sie für den zentralen Zukunftsbegriff der öffentlichen Hand – digitale Souveränität: Technologien, die in Europa entwickelt und betrieben werden, sichern Unabhängigkeit und Vertrauen.

Erfolgsfaktor: Einfachheit

Der wahre Erfolgsfaktor liegt nicht in der Technik allein, sondern in der Einfachheit für die Nutzenden. Die Mein Videotermin Suite ist so konzipiert, dass Bürgerinnen und Bürger mit wenigen Klicks direkt beim richtigen Ansprechpartner landen – ohne Installation, Registrierung oder technische Hürden. Drei Klicks genügen, um in einem sicheren, barrierearmen Gesprächsraum anzukommen.

Diese Niedrigschwelligkeit schafft Vertrauen und Akzeptanz – gerade bei Menschen, die bislang wenig digitale Erfahrung haben. Gleichzeitig profitieren auch die Mitarbeitenden in der Verwaltung: Die Anwendung führt Schritt für Schritt durch den Prozess, reduziert Fehlerquellen und ermöglicht eine fallabschließende Bearbeitung, bei der alle relevanten Informationen automatisch in die Fachverfahren übertragen werden.

So entsteht ein durchgängig digitaler Ablauf, der nicht nur Zeit spart, sondern echte Servicequalität erzeugt – vom ersten Klick bis zum abgeschlossenen Vorgang.

Hürden erkennen – Vertrauen aufbauen

Trotz der klaren Vorteile zeigen Befragungen, dass viele Verwaltungen weiterhin zurückhaltend sind. Datenschutzbedenken, technische Unsicherheiten oder die Sorge vor mangelnder Akzeptanz werden häufig genannt.

Doch die Praxis belegt das Gegenteil: Über zwei Millionen Videoberatungen bei der Bundesagentur für Arbeit zeigen, dass Bürgerinnen und Bürger das Angebot nicht nur annehmen, sondern schätzen. Die Zufriedenheit auf beiden Seiten ist hoch – und die Effizienzgewinne sind messbar.

Mit gezielter Kommunikation und Schulung können Verwaltungen Vorbehalte abbauen und die Vorteile transparent machen.

Digitalisierung als Gemeinschaftsaufgabe

Videoberatung ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug, um Verwaltung menschlicher, schneller und zugänglicher zu gestalten. Die Bevölkerung erwartet heute den gleichen digitalen Komfort, den sie aus dem privaten Alltag kennt – von Online-Banking bis Telemedizin.

Die Mein Videotermin Suite schafft diesen Standard auch für den öffentlichen Bereich: ein sicheres, benutzerfreundliches und souveränes Kommunikationsmedium, das Bürgernähe und Effizienz vereint.

Blick nach vorn

Die Zukunft der Verwaltung ist hybrid – eine Kombination aus persönlicher Begegnung und digitalem Service. Wenn 21 Minuten per Video reichen, wo heute 141 Minuten vor Ort nötig sind, dann ist das mehr als nur Effizienzgewinn. Es ist ein Schritt zu einer modernen, nachhaltigen und bürgerfreundlichen Verwaltung.

Deutschland, Österreich und die Schweiz verfügen über die Kompetenz und die Infrastruktur, um hier eine Vorreiterrolle einzunehmen. Entscheidend ist, den Wandel aktiv zu gestalten – mit Lösungen, die Datenschutz, Bedienbarkeit und Integrationsfähigkeit vereinen.

Wege zur Umsetzung

Verwaltungen, die jetzt handeln, schaffen messbaren Mehrwert – für ihre Mitarbeitenden, die Umwelt und vor allem für die Menschen, die ihre Dienste nutzen.

Weitere Informationen, Whitepaper und Praxisbeispiele sind direkt bei der Voigtmann GmbH erhältlich.

Peter Voigtmann.

www.voigtmann.de

Quellen:
Whitepaper Voigtmann GmbH, Zukunft der Videokommunikation im öffentlichen Sektor, Oktober 2025 – Bitkom 2024, Civey 2024/2025

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